Πολιτική Αναφορών Και Καταγγελιών

1. Εισαγωγή – Σκοπός

Η OMALON IKE (εφεξής η «Εταιρεία»), επιθυμεί να επιτύχει ένα διαφανές επιχειρησιακό περιβάλλον και ένα υψηλό επίπεδο επιχειρησιακής ηθικής.

Η ενσωμάτωση της Οδηγίας ΕΕ 2019/1937 στην εθνική νομοθεσία με τον Ν. 4990/2022, αποτελεί το πρώτο -συντονισμένο σε επίπεδο ευρωπαϊκής ένωσης- βήμα με σκοπό την πρόληψη και την εξυγίανση του εκάστοτε εταιρικού περιβάλλοντος από κάθε φαινόμενο παραβατικής συμπεριφοράς των μελών του.

Η ύπαρξη διαύλων αναφοράς συμβάλλει στην αποκάλυψη παραβιάσεων που υποσκάπτουν τα συμφέροντα της επιχείρησης, λειτουργεί προληπτικά και αποτρεπτικά αναφορικά με έκνομες δράσεις που θίγουν τον «σκληρό πυρήνα» κάθε νομίμως λειτουργούσας επιχείρησης, προστατεύει την καλή εμπορική φήμη και την αξιοπιστία της επιχείρησης, καλλιεργώντας τη βιωσιμότητά της και προσελκύοντας το επενδυτικό κοινό και ενισχύει τη δημιουργία κλίματος εμπιστοσύνης, τόσο εσωτερικά, ανάμεσα στους εργαζομένους μεταξύ τους και, παράλληλα, ανάμεσα στους τελευταίους και το σύνολο του διοικητικού μηχανισμού της επιχείρησης, όσο και εξωτερικά, σε σχέση με τους πελάτες, προμηθευτές και συνεργάτες της επιχείρησης.

Ο σκοπός αυτής της Πολιτικής είναι να αποσαφηνίσει το εύρος και τη λειτουργία του συστήματος καταγγελιών και τη διαδικασία έρευνας των καταγγελιών των εξωτερικών ενδιαφερομένων μερών. Επιπλέον, η παρούσα Πολιτική έχει σκοπό να ενθαρρύνει τα εξωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη να εκφράσουν έγκαιρα και χωρίς δισταγμό τις τυχόν σοβαρές ανησυχίες τους. Η Εταιρεία έχει ορίσει Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.). Η Υ.Π.Π.Α. μεταξύ άλλων, διασφαλίζει ότι η παραλαβή της αναφοράς επιβεβαιώνεται στον αναφέροντα εντός προθεσμίας επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής και ότι παρέχεται ενημέρωση στον αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής.

2. Ορισμοί

Για τους σκοπούς της παρούσας πολιτικής, ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί (σε κάθε περίπτωση, σημειώνεται ότι υπερισχύει ο νομοθετικός ορισμός):

(α) Εσωτερική Αναφορά (ή Καταγγελία) είναι η καλόπιστη παροχή, προφορικώς ή γραπτώς, συγκεκριμένων πληροφοριών ή σαφών και εύλογων εκτιμήσεων σχετικά με πραγματικές (υφιστάμενες) ή δυνητικές (υπαρκτή ένδειξη ή/και εκπεφρασμένη πρόθεση για την επικείμενη τέλεση αυτών) παραβάσεις, η οποία υποβάλλεται προς τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Παραπόνων (ΥΠΠΑ) της εταιρείας, σύμφωνα με την παρούσα Πολιτική.

(β) Απαράδεκτη είναι η αναφορά που αναφέρεται σε παραβίαση που δεν εμπίπτει στο πεδίο της παρούσας Πολιτικής (σύμφωνα με το άρθρο 4 του ως άνω νόμου) ή/και δεν είναι σαφής και ορισμένη ή/και εύλογη ή/και είναι ανεπίδεκτη διερεύνησης ή/και προδήλως κακόπιστη, προσχηματική και μεθοδευμένη, έχοντας υποβληθεί για να εξυπηρετήσει σκοπούς άσχετους με αυτούς που επιδιώκουν και προστατεύουν οι ως άνω σχετικές διατάξεις (όπως είναι ενδεικτικά και όχι περιοριστικά: η εκβίαση εταιρείας, η υπαίτια πρόκληση ηθικής ή υλικής βλάβης σε εργαζόμενο ή εξωτερικό συνεργάτη, η έμμεση προώθηση συμφερόντων ανταγωνιστών ή τρίτων, κοκ).

(γ) Αναφέρων είναι το φυσικό (και όχι νομικό) πρόσωπο, σχετιζόμενος ή εργαζόμενος της εταιρείας (με κάθε είδους σύμβαση εργασίας, π.χ. εξαρτημένης αορίστου ή ορισμένου χρόνου, πλήρους ή μερικής απασχόλησης, με σύμβαση παροχής ανεξαρτήτων υπηρεσιών, σύμβαση έργου, σύμβαση μαθητείας, εποχιακό προσωπικό, με δανεισμό, με τηλεργασία, κ.λπ.) ή τρίτος (όπως πελάτης, προμηθευτής, υπεργολάβος, εξωτερικός συνεργάτης ή σύμβουλος), το οποίο αναφέρει ή αποκαλύπτει πληροφορίες σχετικά με παραβάσεις, που απέκτησε στα πλαίσια ή εξ’ αφορμής της εργασίας ή συνεργασίας του. Ειδικότερα, οι Αναφέροντες, ως προστατευόμενα πρόσωπα που απολαμβάνουν της προβλεπόμενης στον νόμο προστασίας είναι, ιδίως, οι εργαζόμενοι (ανεξαρτήτως του είδους της απασχόλησης ή εάν είναι αυτοαπασχολούμενοι ή σύμβουλοι), οι μέτοχοι της εταιρείας, τα μέλη του Δ.Σ. της εταιρείας(εκτελεστικά και μη εκτελεστικά), οι διαχειριστές ή τα εποπτικά όργανα (όπως και ανεξάρτητα από το αν αμείβονται), , οποιαδήποτε πρόσωπα εργάζονται υπό την εποπτεία και τις οδηγίες αναδόχων, υπεργολάβων και προμηθευτών, πρώην ή μελλοντικοί (στο στάδιο των διαπραγματεύσεων για σύναψη συνεργασίας) εργαζόμενοι, πρόσωπα που διευκολύνουν την παροχή πληροφοριών (διαμεσολαβητές), καθώς και τρίτα πρόσωπα όπως: συνάδελφοι ή συγγενείς των αναφερόντων, πελάτες, προμηθευτές, συνεργάτες, προσωπικές επιχειρήσεις ή νομικά πρόσωπα συμφερόντων των ανωτέρω, καταναλωτές.

(δ) Αναφερόμενος είναι το φυσικό ή νομικό πρόσωπο σε βάρος του οποίου έχει γίνει αναφορά / καταγγελία και κατονομάζεται ή προσδιορίζεται εμμέσως στην τελευταία, στο οποίο αποδίδεται η καταγγελλόμενη παράβαση ή το οποίο σχετίζεται με το πρόσωπο που προβαίνει στην παράβαση αυτήν.

(ε) Αντίποινα είναι κάθε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη της εταιρείας σε βάρος του εκάστοτε Αναφέροντα, η οποία λαμβάνει χώρα στο εργασιακό, συνεργατικό, επιχειρηματικό και πελατειακό πλαίσιο, βρίσκεται σε αιτιώδη συνάφεια με την προηγούμενη υποβολή αναφοράς/καταγγελίας από τον Αναφέροντα, και έχει ως αποτέλεσμα ή ενδέχεται να προκαλέσει την αδικαιολόγητη ζημία/βλάβη του Αναφέροντα ή να τον φέρει σε μειονεκτική ή δυσμενέστερη θέση, όπως είναι, ενδεικτικά και όχι περιοριστικά, η παρενόχληση (καταναγκασμός, εκβιασμός ή περιθωριοποίηση), η διακριτική μεταχείριση, η ακατάλληλη και αδικαιολόγητη αξιολόγηση της απόδοσης, ο υποβιβασμός (ή η στέρηση προαγωγής), η μείωση μισθού, οι αναίτιες μεταβολές στη σχέση εργασίας (π.χ. η μεταβολή καθηκόντων, η αλλαγή του τόπου εργασίας ή του ωραρίου), η αρνητική σύσταση, η επιβολή πειθαρχικών μέτρων, η διακοπή απασχόλησης (αδικαιολόγητη απόλυση) ή συνεργασίας, τα δυσμενή σχόλια και η προσβολή της προσωπικότητας.

(στ) Καλή Πίστη είναι η κατάσταση, η οποία δημιουργεί στον καλοπροαίρετο Αναφέροντα την εύλογη πεποίθηση πως οι πληροφορίες που παρέχει στην αναφορά του είναι αληθείς, εδράζονται σε εύλογα γεγονότα ή/και περιστάσεις και του επιτρέπουν να υποθέσει δικαιολογημένα ότι η αναφορά του είναι επαρκώς τεκμηριωμένη.

(ζ) Ευαίσθητα Προσωπικά Δεδομένα είναι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αποκαλύπτουν τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις ή τη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, καθώς και η επεξεργασία γενετικών δεδομένων, βιομετρικών δεδομένων, δεδομένων που αφορούν την υγεία ή δεδομένων που αφορούν τη σεξουαλική ζωή φυσικού προσώπου ή τον γενετήσιο προσανατολισμό του, με σκοπό την αδιαμφισβήτητη ταυτοποίηση προσώπου.

(η) Κανάλια Εσωτερικών Αναφορών είναι οι δίαυλοι μέσω των οποίων υποβάλλονται οι αναφορές και συμπεριλαμβάνουν τις μεθόδους, τους τρόπους και τα μέσα που μπορεί να χρησιμοποιήσει ο Αναφέρων για την υποβολή της αναφοράς του καθώς και το ή τα άτομα στα οποία μπορεί να απευθυνθεί, σύμφωνα με την παρούσα Πολιτική.

(θ) Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ) είναι το αρμόδιο πρόσωπο για την παραλαβή, διαχείριση, διερεύνηση και παρακολούθηση της εκάστοτε αναφοράς, σύμφωνα με την παρούσα Πολιτική.

(ι) Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης Αναφοράς (ΕΔΑΑ) είναι η Επιτροπή η οποία αναλαμβάνει τη διαχείριση και διερεύνηση της ουσιαστικής βασιμότητας της αναφοράς και λαμβάνει αποφάσεις κατά πλειοψηφία, σύμφωνα με την παρούσα Πολιτική.

(κ) Απόρρητο/Εμπιστευτικότητα της ταυτότητας του Αναφέροντος: στην περίπτωση που η αναφορά είναι επώνυμη, η ταυτότητα του Αναφέροντος κρατείται μυστική από τον ΥΠΠΑ και κοινοποιείται μόνο υπό τις αυστηρές προϋποθέσεις που θέτει ο νόμος.

3. Πεδίο Εφαρμογής

Η παρούσα Πολιτική προτρέπει κάθε εν δυνάμει Αναφέροντα, να προβαίνει σε αναφορά τυχόν αθέμιτων πρακτικών, επιλήψιμων συμπεριφορών και ύποπτων περιστατικών παράνομης συμπεριφοράς. Όλες οι αναφορές έχουν την ίδια σπουδαιότητα και τυγχάνουν ισότιμης επεξεργασίας από τον ΥΠΠΑ, ανεξαρτήτως της προέλευσης τους.

4. Αντικείμενο Αναφορών

Οι περιπτώσεις που πρέπει να αναφέρονται, περιλαμβάνουν ιδίως τις περιπτώσεις του άρθρου 4 Ν. 4990/2022 και το Μέρος I του Παραρτήματος του (περιπτώσεις Α έως και Γ) αλλά και άλλες περιπτώσεις που στοχεύουν στην προστασία των δικαιωμάτων των εργαζομένων και τρίτων αλλά και των εννόμων συμφερόντων της εταιρείας (περιπτώσεις Δ έως και Ζ):

(Α) παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου στους τομείς: αα) των δημόσιων συμβάσεων (πχ ανάθεση συμβάσεων από υπουργεία, νπδδ κλπ.), αβ) των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, προϊόντων και αγορών (πχ δανειοδοτήσεις, επιχειρηματικά κεφάλαια, ασφαλιστικές συμβάσεις), αγ) της ασφάλειας και της συμμόρφωσης των προϊόντων με τις κοινοτικές και εθνικές διατάξεις και τις οδηγίες των ρυθμιστικών αρχών (είτε αυτά είναι παραγωγής της εταιρείας, είτε παραγωγής τρίτων συνεργαζόμενων προσώπων, αδ) της ασφάλειας των μεταφορών (πχ για τη μεταφορά του προσωπικού, πελατών με οποιοδήποτε μέσο, τις οδικές μεταφορές κοινών και επικίνδυνων εμπορευμάτων και υλικών), αε) της προστασίας του περιβάλλοντος (πχ κανόνες για το περιβάλλον, το κλίμα, τη φύση και τη βιοποικιλότητα, για την περιβαλλοντική αδειοδότηση παραγωγικών μονάδων, για τη ατμοσφαιρική, θαλάσσια ρύπανση και ηχορύπανση και λοιπές περιβαλλοντικές υποχρεώσεις, για τα χημικά και βιολογικά προϊόντα, τη διαχείριση κοινών και επικίνδυνων αποβλήτων, καταστροφή προϊόντων και συσκευασιών κλπ.), αστ) της προστασίας από την ακτινοβολία και της πυρηνικής ασφάλειας, αζ) της ασφάλειας των τροφίμων και των ζωοτροφών, καθώς και της υγείας και της καλής μεταχείρισης των ζώων, αη) της δημόσιας υγείας, αθ) της προστασίας των καταναλωτών (πχ άσκηση δικαιωμάτων καταναλωτών, συμβάσεις πώλησης και εγγύησης προϊόντων, αθέμιτες εμπορικές πρακτικές), αι) της προστασίας της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και της ασφάλειας των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών (πχ ορθή εφαρμογή των κανόνων GDPR, ασφάλεια ηλεκτρονικών επικοινωνιών, εμπιστευτικότητα και προστασία δεδομένων),

(Β) παραβιάσεις που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης του άρθρου 325 της Συνθήκης για τη Λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΣΛΕΕ) και τα ειδικότερα οριζόμενα στα σχετικά ενωσιακά μέτρα, ήτοι πράξεις που αφορούν απάτη ή οιαδήποτε άλλη παράνομη δραστηριότητα κατά των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης,

(Γ) παραβιάσεις που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά, όπως προσδιορίζεται στη ΣΛΕΕ, συμπεριλαμβανομένων των παραβιάσεων των κανόνων της Ένωσης περί ανταγωνισμού και των κρατικών ενισχύσεων, καθώς και παραβιάσεων που αφορούν στην εσωτερική αγορά σχετικά με πράξεις που παραβαίνουν τους κανόνες για τη φορολογία των εταιρειών ή διακανονισμούς, σκοπός των οποίων είναι η διασφάλιση φορολογικού πλεονεκτήματος που ματαιώνει το αντικείμενο ή τον σκοπό της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί φορολογίας εταιρειών,

(Δ) πράξεις που ενέχουν στοιχεία κλοπής, υπεξαίρεσης, κατάχρησης εταιρικών πόρων, απάτης, πλαστογραφίας ή διαφθοράς,

(Ε) πράξεις που πλήττουν τον σκοπό και τη φήμη της εταιρείας ή που προσβάλλουν τους κανόνες ηθικής και δεοντολογίας της, όπως τυχόν αυτοί αποτυπώνονται στους οικείους κώδικες,

(ΣΤ) πράξεις που έρχονται σε σύγκρουση με τα έννομα συμφέροντα της εταιρείας και σοβαρές παραβάσεις των πολιτικών και των διαδικασιών της και

(Ζ) πράξεις επιζήμιες προς το περιβάλλον που ενδεχομένως δεν περιλαμβάνονται στο πεδίο εφαρμογής του Ν. 4990/2022.

Με την παρούσα πολιτική προστατεύονται όσοι προβαίνουν σε γνωστοποίηση (αναφορά / καταγγελία) επιλήψιμων συμπεριφορών των ως άνω κατηγοριών, οι οποίες συνέβησαν στο παρελθόν, είναι εν εξελίξει ή ενδεχομένως να συμβούν στο μέλλον. Η χρονική απόσταση από το γεγονός κατά κανόνα δεν αποστερεί την αναφορά από την αξία της, ούτε αποδυναμώνει τις αρχές και την παρεχόμενη προστασία του αναφέροντος. Σημειώνεται ότι παράπονα πελατών σχετικά με την ποιότητα των προϊόντων και υπηρεσιών της OMALON IKE και θέματα επαγρύπνησης, αποτελούν αντικείμενο διαχείρισης των αρμοδίων τμημάτων και δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας πολιτικής.

5. Γενικές Αρχές

ΑΝΩΝΥΜΙΑ: Βασική αρχή της πολιτικής είναι η προστασία της ανωνυμίας και της εμπιστευτικότητας των προσωπικών δεδομένων του κάθε προσώπου που υποβάλει αναφορά, ώστε να μην τίθενται σε κίνδυνο τα έννομα συμφέροντα και οι εύλογες προσδοκίες του, για τον λόγο αυτό επιδιώκεται η εξασφάλιση ενός περιβάλλοντος εμπιστοσύνης και ασφάλειας των δεδομένων αυτών, ώστε να ενθαρρύνονται τα πρόσωπα να υποβάλουν,

καλόπιστα και με συνεταιρικό / συνεργατικό πνεύμα, την αναφορά τους για παράνομες πράξεις ή σοβαρά αδικήματα που υποπίπτουν στην αντίληψή τους. Διευκρινίζεται, ωστόσο, πως η αποκάλυψη της ταυτότητας του αναφέροντος (και κάθε άλλη πληροφορία) ενδέχεται να είναι υποχρεωτική, ιδίως σε περίπτωση διερεύνησης της υπόθεσης από τις αρμόδιες δημόσιες και εισαγγελικές αρχές, ήτοι στα πλαίσια νόμιμης υποχρέωσης προβλεπόμενης από το ευρωπαϊκό ή εθνικό δίκαιο (και στα πλαίσια διοικητικών ή δικαστικών διαδικασιών και ερευνών). Τέτοια υποχρέωση αποκάλυψης μπορεί να είναι αναγκαία για την εξυπηρέτηση των σκοπών του Ν. 4990/2022 ή για τη διασφάλιση των υπερασπιστικών δικαιωμάτων του προσώπου, σε βάρος του οποίου γίνεται η αναφορά/καταγγελία. Ωστόσο, στην περίπτωση της αποκάλυψης, θα προηγηθεί ειδική έγγραφη ενημέρωση του αναφέροντος, σχετικά με τους λόγους αποκάλυψης της ταυτότητάς του και των λοιπών εμπιστευτικών στοιχείων, εκτός εάν η ενημέρωση αυτή απαγορεύεται ή υπονομεύει τις έρευνες ή τις δικαστικές διαδικασίες.

ΑΝΙΔΙΟΤΕΛΕΙΑ: Λόγω της όλης φιλοσοφίας της συγκεκριμένης ενδοεταιρικής διαδικασίας αυτοελέγχου και της προστασίας της ανωνυμίας του αναφέροντος, καμία αναφορά δεν μπορεί να επιφέρει στον αναφέροντα ηθικά ή υλικά ανταλλάγματα, αμοιβές ή άλλες προνομίες και θετικές διακρίσεις (προαγωγή, ευνοϊκή μεταχείριση κ.λπ.). Η αρχή αυτή μπορεί να καμφθεί κατ’ εξαίρεση και να απονεμηθεί ηθική διάκριση στον αναφέροντα, μόνο σε περιπτώσεις που η αναφορά σχετίζεται με σπουδαίο ζήτημα για την εταιρική ζωή που δεν μπορούσε να αποκαλυφθεί διαφορετικά, και εφόσον ο τελευταίος το ζητήσει εγγράφως, κατόπιν σχετικής θετικής εισήγησης του ΥΠΠΑ και απόφασης του Διαχειριστή της εταιρείας.

ΙΣΟΤΙΜΙΑ: Όλες οι αναφορές τυγχάνουν καταρχάς ισότιμης επεξεργασίας από τον ΥΠΠΑ και του Διαχειριστή της Εταιρείας, ανεξαρτήτως της προέλευσης ή της καταγγελλόμενης πράξης, τυχόν ιεράρχησή τους σε δεύτερο στάδιο μπορεί να εδράζεται στη βαρύτητα της πράξης (ιδίως εάν αυτή έχει μεγάλη ποινική απαξία), τη σοβαρή προσβολή ατομικών δικαιωμάτων, την εταιρική φήμη και οικονομική προστασία της εταιρείας και τα τυχόν αναγκαία άμεσα ασφαλιστικά μέτρα που πρέπει να ληφθούν.

ΔΙΑΦΑΝΕΙΑ: Η διαδικασία υποβολής αναφορών αποσκοπεί και στην ενίσχυση της διαφάνειας της εταιρικής δράσης.

ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ: Ο καλόπιστος Αναφέρων δεν υπόκειται σε αντίποινα, ανεξαρτήτως της βασιμότητας ή της έκβασης της αναφοράς του και προστατεύεται από τυχόν αντιδράσεις των καταγγελλομένων προσώπων. Ωστόσο, εάν ο Αναφέρων έδρασε με κακοπιστία ή υστεροβουλία ή με κάθε εν γένει τρόπο που έβλαψε ή θα μπορούσε να βλάψει παράνομα

και υπαίτια τα δικαιώματα των αβασίμως καταγγελλομένων ή τρίτων προσώπων, προστατεύονται τα δικαιώματα των τελευταίων.

6. Υπεύθυνος Παραλαβής & Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ)

Ο Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ) μπορεί να είναι εργαζόμενος της εταιρείας ή τρίτο πρόσωπο, το οποίο δεν έχει τα κωλύματα που προβλέπει ο νόμος. Αν ο ΥΠΠΑ εκτελεί και άλλα καθήκοντα ή κατέχει άλλη θέση στην εταιρεία, η άσκηση των καθηκόντων αυτών δεν πρέπει να επηρεάζει την ανεξαρτησία του και δεν πρέπει να οδηγεί σε σύγκρουση συμφερόντων σε σχέση με τα καθήκοντα του ως ΥΠΠΑ. Σύγκρουση συμφερόντων συνιστά οποιαδήποτε κατάσταση κατά την οποία αντικειμενικά επηρεάζεται η αμερόληπτη εκτέλεση των καθηκόντων του, ήτοι ιδίως όταν προκύπτει όφελος ή βλάβη, οικονομικό/η ή μη, για τον ίδιο και τα μέλη της οικογένειας του (σύζυγο ή σύμβιο, συγγενείς εξ αίματος ή εξ αγχιστείας, κατ’ ευθείαν μεν γραμμή απεριορίστως, εκ πλαγίου δε, έως και δευτέρου βαθμού), καθώς και για πρόσωπα, φυσικά ή νομικά, με τα οποία έχουν ιδιαίτερο δεσμό ή ιδιάζουσα σχέση, εχθρότητα ή φιλία.

Ο ΥΠΠΑ ορίζεται με απόφαση του Διαχειριστή της εταιρείας, με θητεία τουλάχιστον ενός ημερολογιακού έτους, που μπορεί να τερματιστεί για σπουδαίο λόγο. Η θητεία θα ανανεώνεται αυτόματα, χωρίς ανάγκη νέας απόφασης ορισμού, εκτός αν ο ΥΠΠΑ παραιτηθεί ή προκύψει σπουδαίος λόγος για τον τερματισμό της, που μπορεί να γίνει οποτεδήποτε. Με την παρούσα Πολιτική ως ΥΠΠΑ ορίζεται o Επικεφαλής Λειτουργιών (Head of Operations), κύριος Σώζων Βάλβης και ο Αναφέρων μπορεί να υποβάλει την αναφορά του στη διεύθυνση tell.us@omalon.gr ή μέσω της πλατφόρμας ανώνυμων καταγγελιών, η οποία είναι διαθέσιμη στο site της εταιρείας: https://omalon.gr/. Η παρούσα Πολιτική γνωστοποιείται στο σύνολο των εργαζομένων με κάθε πρόσφορο μέσο και αναρτάται σε εμφανές σημείο της εταιρείας, καθώς και στο επίσημο site της εταιρείας, ώστε να είναι προσβάσιμη από κάθε ενδιαφερόμενο.

Ο ΥΠΠΑ ασκεί τα καθήκοντά του με ακεραιότητα, αντικειμενικότητα, αμεροληψία, διαφάνεια και κοινωνική υπευθυνότητα, σεβόμενος τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας για θέματα για τα οποία λαμβάνει γνώση κατά την άσκηση των καθηκόντων του. Υποχρεούται να απέχει από τη διαχείριση συγκεκριμένων υποθέσεων, δηλώνοντας στον Διαχειριστή της εταιρείας το τυχόν κώλυμα του, εφόσον συντρέχει περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων. Ο ΥΠΠΑ έχει τις εξής αρμοδιότητες:

(α) παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς και κοινοποιεί τις σχετικές πληροφορίες σε εμφανές σημείο (στον επίσημο

διαδικτυακό τόπο της εταιρείας) και να παρέχει συνεχή ενημέρωση σχετικά με την ανωτέρω δυνατότητα, ενισχύοντας την ακεραιότητα, τη δεοντολογία και τη διαφάνεια της εταιρείας.

(β) παραλαμβάνει τις αναφορές που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας.

(γ) βεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον αναφέροντα εντός προθεσμίας επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής.

(δ) προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες, προκειμένου να επιληφθούν της αναφοράς τα αρμόδια όργανα (σ.σ. Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης Αναφοράς της εταιρείας) ή περατώνει τη διαδικασία, με την αρχειοθέτηση της αναφοράς, αν είναι ακατάληπτη και ανεπίδεκτη εκτιμήσεως ή υποβάλλεται προδήλως κακόβουλα ή καταχρηστικά ή δεν περιέχει περιστατικά τα οποία να στοιχειοθετούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου ή δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για τέτοια παραβίαση και κοινοποιεί τη σχετική απόφαση στον αναφέροντα, ο οποίος αν θεωρεί ότι δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά, δύναται να την επανυποβάλει στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας.

(ε) διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα.

(στ) παρακολουθεί την αναφορά και διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα και, εφόσον απαιτείται, ζητά περαιτέρω πληροφορίες από αυτόν.

(ζ) παρέχει ενημέρωση στον αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής, ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς.

(η) παρέχει σαφείς και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην Ε.Α.Δ. και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

7. Διαδικασία Υποβολής Αναφοράς

Κάθε ενδιαφερόμενος μπορεί να υποβάλει την αναφορά στον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ) μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) στην ως άνω ηλεκτρονική διεύθυνση tell.us@omalon.gr ή/και μέσω της πλατφόρμας ανώνυμων καταγγελιών που είναι διαθέσιμη στην ιστοσελίδα της εταιρείας https://omalon.gr/. Κατόπιν αιτιολογημένης αίτησης του αναφέροντος, η αναφορά μπορεί να υποβληθεί και μέσω προσωπικής συνάντησής του με τον ΥΠΠΑ, σε χώρο εκτός εταιρείας, εντός ευλόγου χρόνου από την υποβολή της σχετικής αίτησης. Ο αναφέρων δικαιούται, κατ’ απόλυτη επιλογή του και ανεξαρτήτως του τρόπου υποβολής, να αναφερθεί ανώνυμα ή επώνυμα (χωρίς ωστόσο

να απολύει την προστασία της εμπιστευτικότητας των στοιχείων του). Κάθε αναφορά, σε περίπτωση αμφιβολίας, θα θεωρείται ανώνυμη.

8. Περιεχόμενο Αναφοράς

Η εκάστοτε Αναφορά θα πρέπει να υποβάλλεται με καλή πίστη και χωρίς καθυστέρηση, μόλις γίνει το καταγγελλόμενο περιστατικό αντιληπτό από τον αναφέροντα. Η αναφορά μπορεί να είναι ανώνυμη, ωστόσο η υποβολή επώνυμης (πάντα εμπιστευτικής, κατ’ άρθρο 14 Ν. 4990/2022) αναφοράς ενθαρρύνεται, καθόσον έτσι επιτυγχάνεται ευχερέστερα η αξιολόγηση της αξιοπιστίας του περιεχομένου της αναφοράς, η καλοπιστία των προθέσεων του αναφέροντος, ενώ διευκολύνεται η επικοινωνία, τόσο για την παροχή περαιτέρω πληροφοριών, όσο και για την ενημέρωση του αναφέροντος για την πορεία της αναφοράς του.. Δεν απαιτείται η πλήρης βεβαιότητα περί της επιλήψιμης συμπεριφοράς για την υποβολή σχετικής αναφοράς, αρκεί και η βάσιμη και δικαιολογημένη -στα μάτια του μέσου συνετού ανθρώπου- υποψία, υπόνοια ή ανησυχία. Ωστόσο, η αναφορά θα πρέπει να είναι σαφής, ορισμένη και να περιέχει όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες και λεπτομέρειες, προκειμένου να καταστεί ευκολότερη η διερεύνησή της.

Ως εκ τούτου, η αναφορά θα πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον:

Α) τα στοιχεία του ατόμου (ή των ατόμων) το οποίο πιθανόν να υπέπεσε σε κάποιο παράπτωμα ή παρατυπία (ή έστω τη θέση τους και άλλα χρήσιμα στοιχεία για την ταυτοποίησή τους).

Β) την ημερομηνία ή τη χρονική περίοδο και τον τόπο όπου έλαβε χώρα το καταγγελλόμενο περιστατικό.

Γ) το είδος του παραπτώματος (κατά την κρίση του αναφέροντος) και όσο το δυνατόν πιο αναλυτική περιγραφή του.

Δ) οποιοδήποτε έγγραφο ή εν γένει πληροφορία συμβάλλει στην ανάδειξη και αποκάλυψη της αναφερόμενης επιλήψιμης συμπεριφοράς.

Προσωπικά δεδομένα (και ιδίως ευαίσθητα δεδομένα) και γενικότερα πληροφορίες που είναι άσχετες με το περιστατικό και δεν εξυπηρετούν τη διερεύνηση και αντιμετώπιση του ζητήματος, δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στην αναφορά, εάν δε περιληφθούν, διαγράφονται από τον ΥΠΠΑ.

9. Διαδικασία Διαχείρισης Αναφοράς

Οι αναφορές θα εξετάζονται με δέουσα επιμέλεια, αμερόληπτη κρίση και αντικειμενικότητα. Με την παραλαβή της αναφοράς, ο ΥΠΠΑ ενημερώνει άμεσα τον Διαχειριστή της εταιρείας και συστήνεται τριμελής Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης Αναφοράς (εφεξής ΕΔΑΑ), αποτελούμενη από ένα διευθυντικό στέλεχος (κατά προτίμηση σχετικό με το τμήμα όπου εντοπίζεται η παράβαση), τον ΥΠΠΑ και ένα μέλος που ορίζει -κατά περίπτωση- ο Διαχειριστής. Εξυπακούεται πως στην Επιτροπή Διαχείρισης και Αξιολόγησης Αναφοράς δεν συμμετέχει πρόσωπο που κατονομάζεται στην αναφορά, είτε ως υπαίτιος, είτε ως συνεργός, είτε ως μάρτυρας. Ο ΥΠΠΑ μπορεί να διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα καθ’ όλη τη διάρκεια της έρευνας, να ζητάει διευκρινίσεις ή πρόσθετες πληροφορίες ή τη συνδρομή του, κατά την κρίση του. Η ΕΔΑΑ εξετάζει με διακριτικότητα και εχεμύθεια τα καταγγελλόμενα περιστατικά, χωρίς να λαμβάνει γνώση της ταυτότητας του αναφέροντος.

Η πρόσβαση τρίτων στα στοιχεία της αναφοράς είναι περιορισμένη, ήτοι η αναφορά και τα κρίσιμα γεγονότα που παρουσιάζει γνωστοποιούνται στον απαιτούμενο βαθμό και μόνο στα πρόσωπα που κρίνονται απαραίτητα για τη διεξαγωγή της έρευνας, τα οποία δεσμεύονται προηγουμένως, και εκ των καθηκόντων τους, να τηρούν τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας.

Οι συμμετέχοντες καθ’ οιονδήποτε τρόπο στην έρευνα (άλλοι εργαζόμενοι που καλούνται να συμβάλουν λόγω της θέσης, των καθηκόντων και των γνώσεων τους) οφείλουν να συνεργάζονται αρμονικά και ουσιαστικά με σκοπό την επίλυση του καταγγελθέντος περιστατικού.

Με το πέρας της διερεύνησης, η ΕΔΑΑ συνεδριάζει, προκειμένου να κλείσει η υπόθεση (εάν κριθεί πως η αναφορά είναι ουσιαστικά αβάσιμη) ή να ληφθούν τα κατάλληλα εσωτερικά διορθωτικά μέτρα ή να λάβουν χώρα οι νόμιμες ενέργειες προς τις αρμόδιες αρχές. Τα μέτρα μπορούν να περιλαμβάνουν (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά): (α) επιπλέον εκπαίδευση και ευαισθητοποίηση εργαζομένων και συνεργατών, (β) εγκαθίδρυση νέων δικλίδων εσωτερικού ελέγχου, (γ) τροποποιήσεις σε υπάρχουσες πολιτικές και διαδικασίες, (δ) πειθαρχικές κυρώσεις συμπεριλαμβανομένης και της οριστικής απομάκρυνσης/ απόλυσης, (ε) δικαστικές ενέργειες.

10. Μητρώο Αναφορών (άρθρα 16 και 10 παρ. 2 Ν. 4990/2022)

Ο ΥΠΠΑ τηρεί απόρρητο μητρώο με τις υποβληθείσες αναφορές και αρχείο με τα σχετικά έγγραφα, το οποίο παραδίδει στον εκάστοτε επόμενο ΥΠΠΑ. Στο μητρώο δεν έχουν πρόσβαση άλλα πρόσωπα, πλην των αρμοδίων διοικητικών και δικαστικών αρχών, εκτός εάν συντρέχει σοβαρός λόγος αποχαρακτηρισμού μιας υπόθεσης (πχ για λόγους προστασίας δικαιωμάτων τρίτων), και μόνο για τα στοιχεία που είναι αναγκαία και επαρκή για τη θεραπεία του συγκεκριμένου λόγου. Το μητρώο και το σχετικό αρχείο τηρείται για πέντε (5) έτη, εφόσον δεν συντρέχουν άλλοι νόμιμοι λόγοι για τη διατήρηση τους και σύμφωνα με τις λοιπές πολιτικές της εταιρείας. Σε κάθε περίπτωση, οι αναφορές αποθηκεύονται για εύλογο

και αναγκαίο χρονικό διάστημα, προκειμένου να είναι ανακτήσιμες και να τηρηθούν οι απαιτήσεις του νόμου και πάντως μέχρι την ολοκλήρωση κάθε έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας που έχει εκκινήσει ως συνέπεια της αναφοράς σε βάρος του αναφερομένου, του αναφέροντος ή τρίτων προσώπων.

11. Προσωπικά Δεδομένα

Κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που σχετίζονται με την παρούσα Πολιτική, συμπεριλαμβανομένης της ανταλλαγής ή της διαβίβασης από τις αρμόδιες αρχές, πραγματοποιείται σύμφωνα με την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία προστασίας προσωπικών δεδομένων περιλαμβανομένων τυχόν ειδικότερων νομοθετικών προβλέψεων και την πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων της OMALON IKE, η οποία οφείλει να λαμβάνει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία τους. Τα προσωπικά δεδομένα των εμπλεκομένων προστατεύονται και υπόκεινται σε επεξεργασία αποκλειστικά και μόνο σε σχέση με την εκάστοτε αναφορά και με μόνο σκοπό να εξακριβωθεί η βασιμότητα ή μη της αναφοράς και να διερευνηθεί το συγκεκριμένο περιστατικό, ήτοι στα πλαίσια εφαρμογής των διατάξεων του Ν. 4990/2022. Προσωπικά δεδομένα που δεν σχετίζονται άμεσα με την αναφορά ή είναι υπερβολικά δεν συλλέγονται ή αν έχουν συλλεχθεί τυχαία, διαγράφονται χωρίς καθυστέρηση. Ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα δεν λαμβάνονται υπόψη και διαγράφονται άμεσα, εκτός εάν η επεξεργασία τους είναι απολύτως αναγκαία με το αντικείμενο της αναφοράς και της έρευνας. Πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές (πλην φυσικά της ταυτότητας του αναφέροντος) μπορούν να έχουν μόνο όσοι εμπλέκονται στη διαχείριση και διερεύνηση του περιστατικού. Η εταιρεία, ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας και κατά παρέκκλιση των σχετικών διατάξεων του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων, δεν παρέχει ενημέρωση για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων στον αναφερόμενο και σε κάθε τρίτο πρόσωπο υπό την ιδιότητά του ως υποκειμένου των δεδομένων, που κατονομάζεται στην αναφορά ή τα προσωπικά δεδομένα που προέκυψαν κατά τη διερεύνηση της, για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται και εφόσον κριθεί αναγκαίο για τον σκοπό της πρόληψης και της αντιμετώπισης προσπαθειών παρεμπόδισης της αναφοράς, παρακώλυσης, ματαίωσης ή καθυστέρησης της διερεύνησης ή των λαμβανόμενων μέτρων καθώς και για την προστασία των εμπλεκομένων έναντι αντιποίνων.

12. Ποινικές Κυρώσεις

Ο νόμος προβλέπει ποινή φυλάκισης και χρηματική ποινή για πρόσωπα που: (α) παρεμποδίζουν ή αποπειρώνται να παρεμποδίσουν την υποβολή αναφοράς, (β) προβαίνουν σε αντίποινα ή κινούν κακόβουλες διαδικασίες σε βάρος των αναφερόντων και (γ)

παραβιάζουν την υποχρέωση τήρησης του εμπιστευτικού χαρακτήρα της ταυτότητας των αναφερόντων. Επίσης, με ποινή φυλάκισης τουλάχιστον δύο ετών και χρηματική ποινή τιμωρούνται τα πρόσωπα τα οποία εν γνώσει τους προέβησαν σε ψευδείς αναφορές ή ψευδείς δημόσιες αποκαλύψεις. Αν κάποια από τις παραβάσεις τελέστηκε, προς όφελος ή για λογαριασμό νομικού προσώπου, επιβάλλεται σε αυτό διοικητικό πρόστιμο, το ύψος του οποίου δεν μπορεί να είναι μικρότερο από δέκα χιλιάδες (10.000) ευρώ και μεγαλύτερο από πεντακόσιες χιλιάδες (500.000) ευρώ.

13. Αναφορές

Ν. 4990/2022 (Οδηγίας ΕΕ 2019/1937) – Προστασία προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου.

14. Αναθεώρηση

Η παρούσα πολιτική υπόκειται σε διαρκή αξιολόγηση της λειτουργικότητας της (ιδίως κατόπιν κάθε βάσιμης αναφοράς) και, εφόσον κριθεί αναγκαίο, θα προσαρμόζεται στις απαιτήσεις των νέων συνθηκών, θα τροποποιείται, επικαιροποιείται και αναθεωρείται, προκειμένου να βελτιώνεται συνεχώς η αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα της. Κάθε νέα έκδοση θα καταργεί την προηγούμενη.